Privacybeleid De 1ste Indruk

De 1ste Indruk (Rudi Smeets) | Versie 1 september 2026

De 1ste Indruk respecteert uw privacy en verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische wetgeving. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoelang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

De 1ste Indruk (Rudi Smeets)
Reekstraat 18 D
3740 Bilzen-Hoeselt, België
Ondernemingsnummer: BE 0638.581.286
E-mail: info@de1ste-indruk.com

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met ons en uw gebruik van de website kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

identificatie- en contactgegevens, zoals naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
facturatie- en leveringsgegevens, ondernemingsnummer en btw-nummer;
account- en inloggegevens;
bestelgegevens, aankoopgeschiedenis, offertes, facturen en betalingsstatus;
gegevens die u invult in een contact- of offerteformulier en onze communicatie met u;
logo's, namen, maten, afbeeldingen en andere bestanden die u aanlevert voor bedrukking, borduring of personalisatie;
technische gegevens, zoals IP-adres, browsertype, apparaatgegevens, loggegevens en informatie over het gebruik van de website;
cookiegegevens, voor zover van toepassing en overeenkomstig uw keuzes in de cookiebanner.

Wij verzamelen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij u die zelf verstrekt en de verwerking noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

3. Waarvoor en op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

Offertes, bestellingen, productie, personalisatie, levering, betaling en klantenservice: noodzakelijk voor de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst.
Klantenaccounts beheren: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en, waar passend, ons gerechtvaardigd belang bij een vlotte dienstverlening.
Facturatie, boekhouding en wettelijke administratie: noodzakelijk om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Beveiliging, fraudepreventie, het vaststellen of verdedigen van rechten en de verbetering van onze dienstverlening: ons gerechtvaardigd belang, na afweging van uw belangen en rechten.
Niet-noodzakelijke cookies en soortgelijke technologieën: uw voorafgaande toestemming.
Nieuwsbrieven of andere elektronische reclame waarvoor toestemming vereist is: uw toestemming. Waar de wet dit toestaat, kunnen wij bestaande klanten informeren over soortgelijke eigen producten of diensten; u kunt zich altijd kosteloos uitschrijven.

Wanneer de verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

4. Welke gegevens zijn verplicht?

Gegevens die in een formulier als verplicht zijn aangeduid, zijn nodig om uw aanvraag, account of bestelling te behandelen. Zonder die gegevens kunnen wij mogelijk geen offerte opstellen, account aanmaken, bestelling verwerken, betaling controleren of levering uitvoeren. Andere gegevens verstrekt u vrijwillig.

5. Online bestellingen en betalingen

Voor een online bestelling verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de bestelling te aanvaarden, te produceren, te leveren, te factureren en op te volgen. Betalingen kunnen worden verwerkt door een externe betaaldienstverlener. Die partij ontvangt de gegevens die nodig zijn om de transactie uit te voeren en kan daarbij als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke optreden. De 1ste Indruk bewaart zelf geen volledige kredietkaartgegevens. De naam en privacy-informatie van de gebruikte betaaldienstverlener worden tijdens het betaalproces vermeld.

6. Gepersonaliseerde producten

Wanneer u logo's, namen, maten, afbeeldingen of andere informatie aanlevert voor gepersonaliseerde producten, gebruiken wij die gegevens om uw aanvraag of bestelling uit te voeren en eventuele nabestellingen te vergemakkelijken. Wanneer u persoonsgegevens van medewerkers, klanten of andere personen doorgeeft, bent u ervoor verantwoordelijk dat u dit rechtmatig doet en de betrokkenen waar nodig informeert.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen noodzakelijke gegevens delen met de volgende categorieën van ontvangers:

leveranciers, drukkerijen, borduurders en andere productiepartners;
bezorg- en transportdiensten;
betaaldienstverleners en financiële instellingen;
leveranciers van website, webshop, hosting, e-mail, IT, beveiliging en administratie;
boekhouders, verzekeraars, juristen en andere professionele adviseurs;
overheidsdiensten, rechtbanken of toezichthouders wanneer de wet dit vereist.

Deze partijen ontvangen alleen de gegevens die voor hun opdracht nodig zijn. Wanneer een partij gegevens namens ons verwerkt, maken wij passende contractuele afspraken over gegevensbescherming.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Indien een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag en passende waarborgen bestaan, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen. U kunt hierover informatie opvragen via info@de1ste-indruk.com.

9. Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Facturen, boekhoudkundige stukken en de persoonsgegevens die daarvan deel uitmaken: 10 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum of afsluiting waarop de wettelijke bewaartermijn betrekking heeft.
Bestel- en contractgegevens die niet onder de boekhoudkundige bewaarplicht vallen: zolang nodig voor de uitvoering van de overeenkomst en daarna zolang een rechtsvordering mogelijk is of een geschil loopt.
Klantenaccounts: zolang het account actief is. Bij 3 jaar inactiviteit kunnen wij het account verwijderen of anonimiseren, tenzij gegevens langer nodig zijn voor een wettelijke verplichting of de verdediging van rechten.
Contact- en offerteaanvragen die niet tot een overeenkomst leiden: maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact.
Personalisatie- en productiebestanden: maximaal 5 jaar na de laatste bestelling, zodat een nabestelling mogelijk blijft, tenzij u eerder om verwijdering vraagt en geen wettelijke of contractuele reden zich daartegen verzet.
Gegevens voor elektronische marketing op basis van toestemming: totdat u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt; wij kunnen een minimale uitschrijvingsregistratie bewaren om uw keuze te respecteren.
Technische beveiligings- en loggegevens: in beginsel maximaal 12 maanden, tenzij een incident, onderzoek of wettelijke verplichting een langere bewaring vereist.

Na afloop van de toepasselijke termijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens. Wanneer meerdere termijnen van toepassing zijn, geldt de langste noodzakelijke termijn.

10. Cookies

De website kan cookies en soortgelijke technologieën gebruiken. Strikt noodzakelijke cookies mogen zonder toestemming worden gebruikt, maar u wordt er wel over geïnformeerd. Voor analytische, marketing- en andere niet-strikt noodzakelijke cookies vragen wij vooraf uw toestemming via de cookiebanner. U kunt uw keuze later wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen. De concrete cookies, leveranciers, doeleinden en bewaartermijnen worden opgenomen in een afzonderlijk cookiebeleid zodra de technische inrichting van de website definitief is.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. De toegang wordt beperkt tot personen en partijen die de gegevens nodig hebben voor hun opdracht. Geen enkele elektronische opslag of verzending is echter volledig zonder risico.

12. Uw rechten

Onder de voorwaarden van de AVG heeft u het recht om:

inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
verwijdering van uw gegevens te vragen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
altijd bezwaar te maken tegen direct marketing;
uw gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen wanneer dit recht van toepassing is;
uw toestemming op ieder moment in te trekken;
niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen, wanneer dit recht van toepassing is.

Stuur uw verzoek naar info@de1ste-indruk.com. Om uw gegevens te beschermen kunnen wij redelijke informatie vragen om uw identiteit te bevestigen. Wij antwoorden in beginsel binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn overeenkomstig de AVG met twee maanden worden verlengd.

13. Klacht indienen

Heeft u een vraag of klacht, neem dan eerst contact op via info@de1ste-indruk.com. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

14. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze website, dienstverlening of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd. De datum bovenaan geeft aan wanneer het beleid voor het laatst werd bijgewerkt.